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「档案管理制度」公司文件管理系统

文件管理也称为文件工作。檔案(室)直接管理档案实体和档案信息,提供利用服务,是各类业務工作的总称。它也是國家档案最基本的組成部分。現在,让我們看看下面三篇关於公司文件管理係统的文章。

「档案管理制度」公司文件管理系统

公司文件管理系统

第一条為了規範公司档案管理,保證档案的完整性和保密性,理順工作程序,明確工作職责,防止數據丟失,特制定本制度。

第二條檔案管理机構及其职责

1.公司檔案工作实行二级管理。初級管理是指对公司综合管理部门的全麵管理。二級管理是指各部门的檔案管理。

2.综合管理部檔案员負責公司所有档案资料的統一收集和管理,各部门档案員負责本部門檔案資料的使用和管理。

3.档案管理人員應严格执行公司的檔案管理规定,认真細致地做好档案的存儲和利用工作,充分发挥檔案资料的作用。

4.综合管理部檔案員负责监督和指導二級檔案的管理,每年对二級檔案進行檢查验收。

第三条備案制度

1.所有反映公司战略發展、生产經營、企業管理和工程建設,具有調查利用价值的文件和资料均在備案範围內。

2.归档範圍内的所有文件和资料由公司統一集中管理,任何个人不得擅自保管。

3.原则上,存檔文件必须是原件。原件用於审批,相關部门不能归檔或保存的,由总务部門留存一份。

4.公司业务活動中收到的所有文件和信件應在承諾后及时归檔。以公司名义發布的文件和信件應保留为手稿和文本,以备將來参考。

5.財務部門应當保存經營活动中涉及的财务、稅務信息的原始凭证;与人员有關的信息应由人力資源部按原始形式保存;屬于工程建设的,规划建设部应當保留原件。上述部門应將外事複印件報总局備案。

6.公司簽订的经濟合同正本三份,綜合管理部一份,財务部和合同执行(或簽订)部一份。特殊情况下只有一份原件时,综合部應保留原件。

7.備案范圍內的其他材料,經办人整理後,应與相關材料一並移交綜合管理部檔案室。各部门需要使用的可以複印或者複製,歸檔範圍以外的由各部门自行保管。

第四條档案保存制度

1.公司综合管理部應設立專門的檔案倉库。各部门应根据存储的文件數量設置文件櫃,並具備防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档数據进行登記,準备归档目录。

3.檔案工作者应科学地编制分类,并根据分類編製分類目錄。根据需要編製專門的目录,改进檢索工具,以便于檢索。

4.文件應该分类、分成卷並装订成卷。存储應該有條理,有明确的優先级和科學的存儲。

5、庫存文件必須与圖、賬相符。

6、档案管理人员應熟悉檔案管理,了解用戶需求,掌握利用规则。

7、根據有关规定和公司的实際情况,确定文件保存期限,每年年底进行相应的整理和消除。

8.對于确定销毀的文件,档案员應編制销毁清單,经公司領導及相關人员批準後销毁。銷毀文件的清单由檔案管理员永久保存。

9、严格遵守檔案安全制度,做好檔案丟失保护工作。

10、所有公司员工在调离岗位前必須做好数據轉移工作,才能办理轉移手續。

第五条檔案借阅制度

1.檔案屬于公司秘密,未经许可不得出借或轉让。未經公司领導批准,外國單位人員不得借用。

2、借阅档案,必须經檔案部门负责人批準。阅读文件必須在辦公室指定的地方,不得进行。需要借阅档案的,必须經檔案保管部门负責人批准。

3、借閱檔案时,必須履行登记和接收手續。

4.出借檔案材料的時間不得超過一周,必要时可以续借。文件管理器要求到期。如需長期贷款,必须经主管副總經理批準。

5.借阅档案時,应在借阅档案的位置放置一张替换卡,注明卷号、借閱時間、借閱单位或借閱者,以便检查和还款。

6、借阅档案必須妥善保管好档案,不得隨意借阅或复制,不得打开、損坏髒文件,归还时要保證档案的完整性,否則,要追究當事人的责任。

7.出借的档案材料因保管不善丢失的,应当及时追查,并報主管部门及時处理。

8.重要文件和机密文件不得借閱。必須借用的,須經主管副总經理批准。必须借的须经總经理批准。

第六條二级档案應當根據材料性質和部門需要,每三年移交一次。必須保存的材料應盡量保存,其余提交综合管理部統一保存。

第七條本制度自2002年10月1日起實施。

公司文件管理系統模型

1.一般規定

1.1为加强档案的管理、收集和整理,有效保護和利用檔案,為公司的发展和经營服务,特制定本製度。

1、2本製度所称文件,是指公司各部门和个人在工作和管理活動中直接形成的以各種形式保存公司价值和利益关系的文字、圖形、音像资料和记录。

1.3公司所有部門和个人都有保護公司檔案的义務。

1、4公司檔案工作实行统一領導和分级管理,共同维护档案的完整性和安全性,便於公司在运行中參考和使用。

1.5本係统適用于公司所有檔案的管理。

2、檔案管理机构及職責

2、1公司檔案工作由各部門收集保存,办公室存档。

2.公司办公室是公司檔案管理的主管部門,對公司档案實行统一归档和日常管理,並對公司各部門的檔案管理进行指导、監督和檢查。辦公室檔案員負责具体工作。

2.3公司各部門是檔案管理的主管部門,负責管理本部门的档案。公司各部門負责人应指定專人(兼职档案員)收集和保管部门档案,并督促其及时歸檔。

2.办公室档案員和各部门兼职档案员均为公司檔案员,应保持相对稳定。名單必須上報辦公室備案。各部门档案人员的任何變动都必須及时通知辦公室。

2、5檔案工作人員工作變動或离開办公室时,應將處理或保管的档案向辦公室人员交接清楚,严禁带走或銷毀。

2.6所有档案人員应忠於职守,遵守公司保密製度,严格遵守公司秘密,不得向无關人员泄露档案内容。

3.文件管理

3.1文件歸档

3、1、1公司应归檔的檔案包括:行政文件、人事文件、營销業務文件、财务文件、設備仪器文件、生产技術数據文件和基礎設施项目文件。

3、1、2對於需要归檔的材料,各部門應按规定定期向本部門檔案人员移交并集中管理。任何人不得占有它们。

3、1、3除公司人力资源部負責人事档案外,办公室负責其他档案的整理、歸檔和歸檔。人力資源部的檔案管理也遵循這一制度。

3、1、4公司各部门(人力资源部除外)的档案人员應于每年12月20日将本部门的檔案資料移交辦公室。

3,2文件存儲

3、2、1公司所有檔案由专人和专柜管理。

3、2、2檔案员應做好档案归档、档案整理和档案目錄編制工作。具体归档工作,相關部门檔案人員應配合檔案人员。

3、2、3档案员应准確及时地归檔文件,並根據文件的分類和保存期限对不同类别的文件进行管理。

3、2、4档案员应參照國家規定和公司《安全制度》,对档案進行分类,確定保管期限,報董事會批準後实施。

3、2和5所有档案分為四类:普通档案、秘密檔案、机密檔案和絕密档案。具體分類標准請参考<中的内容;安全係统<。

3、2、6档案員应注意档案的保護,档案的存放地点應为& ldquo八项預防措施。:防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防蟲、防霉、防光。

3、2、7档案的管理和利用,分类的變更和解密参照國家有关規定执行。

3、3文件存取、借用

3、3、1公司員工查借档案时,应嚴格办理查借手續,檔案员應详細登記查借人员、查借档案名稱、查借時間和归还时間。

3、3、2查閱(借阅)分類檔案時,如果被查閱人是<安全系统<知識范圍外或公司外的員工,請填写<檔案查閱(借阅)申请表>,經档案员審核并经审批人批准后,方可查阅(借閱)。公司員工不得查阅(借用)内容与其工作無关的文件。

3、3、3文件存取(借阅)審批權限:普通文件由辦公室主任审批;秘密档案由行政首长審批;机密文件应由总经理批准,绝密文件應由董事长批准。

原則上,原始文件不会被借出。档案館可以复制常用文件,供需要的部门借閱。當這些拷貝被使用它們的部門使用後,档案館将回收、保存和銷毀它们。处理相當于原始文件。

3、3、5查閱、借阅公司檔案的人員應愛护檔案,不得在檔案上做任何標记、标记或改動,不得損壞檔案。

3、3、6嚴禁公司員工私自複制檔案,否则将按照公司《安全製度》的有關规定进行处罚。

3和4文件销毁

3、4、1對于超过保管期限或已经失去價值的档案,檔案工作人员應定期销毀。銷毀前,檔案保管员應向辦公室主任報告已销毀檔案3、4和2的清單,并在辦公室主任审查並報审批人批准后銷毁。

3、4、3未經允许,任何人不得销毀文件。总經理批准銷毀普通文件和機密文件,董事长批準销毀機密和絕密文件。有關銷毀檔案的詳細信息,請参见<档案銷毁程序>。

3、4、4銷毀檔案時,现场應有2人以上监督。未經允许,嚴禁銷毁档案。

4.補充条款

4.1本製度由公司办公室制定,并负責解释和實施。

4、2本制度报總經理批准後生效,修改也同樣適用。

4、3本製度实施後,现有類似规章自行终止的,以与本制度相抵触的制度为准。

4、4本制度自发布之日起施行。

实用的企业文件管理係統

1.目的

规范公司范围內的文件管理。

2.適用範圍

本系统適用於公司及其下属部門的檔案管理。

3.管理原则

分級和分部门管理,行政部門統一監督。

4.职责和权限

4.1各部門必须设置兼职档案員,规範部门檔案管理。

4.2行政部門應不时(至少每月一次)对各部门的檔案管理工作进行監督檢查,并有權對違反本制度的部門进行處罰。

5.档案分類

(1)證书類別:如營业执照和各種證书。

(2)文件类别:外部文件和內部文件。

(3)制度範疇。

(4)合同類型。

(5)計劃总結和会議紀要。

(6)金融。

(7)圖纸類別:工藝文件、图紙、规范等。

(8)人事管理:人事档案、培訓记錄、健康檔案、安全、消防等。

6.檔案的集中保管部门

(1)公司級文件存儲在行政部。

(2)其他文件由歸口部門保存。

7.文件歸檔要求

創建文件时,必須有文件編號和文件目录。

8.文件绑定

档案必须裝订成册保存,一些特殊珍贵的手稿和照片应保存在卷箱和相册中。

9.保存限期

原則上,公司的重要档案应永久保存,檔案的銷毁須經公司領导批准。

档案的日常管理

10.1借款

10.1.1借款程序

(1)各部门經辦人员因業务需要需要借閱檔案时,應出示公司領导批準的《借閱檔案資料登记表》,经办人員在借阅前应在登记表上簽字。

(2)文件归還時,文件管理員应填寫歸还日期。

10.1.2文件借用的审批权限

(1)證書类別:经公司总經理或其授權人批准。

(2)文件:经行政部門批準,財務、技术等重要文件的借用需經總经理或其授权人批準。

(3)系統類別:经行政部门批準。

(4)合同类型:经公司总经理或其授权人批准。

(5)计划总結和会議紀要:经行政部門批准。

(6)財務類別:经总经理或其授權人批準。

(7)圖紙类別:經總经理或其授權人批準。。

(8)人事管理:人力資源部批準。

10.1.3出借人不得出借、拆卸、交换、损壞或複制借用的文件。

10.1.4借款人必須在规定期限內歸還借款檔案。借用的文件原则上必須在同一天归还,特殊情況不得超過七天。

10.1.5因檔案丢失或损坏给公司造成经濟损失的,行政部門应对相关責任人进行內部行政或经濟处罚。

10.2銷毁

10.2.1未經公司批準,公司任何个人或部門不得销毁公司文件。

10.2.2銷毀前,應按库存清点庫存。销毀期间,行政主管部門應當對銷毀情況進行監督。銷毀後,相關人員應在庫存上簽字,并將監控和銷售信息存档。銷毁檔案審批表由行政部门永久保存。

10.3移交

10.3.1對于需要移交的文件,檔案員应编製《记錄移交登記表》,报公司负責人审批,並在移交前指定主管。

10.3.2交接前,根据存貨進行檢查;交接后,在清单上签字,《文件交接登記表》一式两份,交接方一份,接收方一份,永久保存。

11.违反本製度规定的,公司将给予行政和经濟處罚,情節嚴重的,移交司法機關處理。

12.规章制度

本制度的解釋权屬于人力資源部,經总經理批准后實施。

关于文件管理的文章:

1.在1.excel中进行员工檔案管理的方法

2.檔案员简曆范本

3.檔案管理培訓經验

4.檔案管理员实习日誌

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